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ATENÇÃO com as Caixas Postais dos Orgãos Públicos - Recebimentos e Acessos

 

Senhores Clientes,

Começamos mais um ano, e vimos aqui REFORÇAR as instruções já enviadas anteriormente através de nossos Boletim Quality (bem como notificações individuais), para atenção com as Correspondências Eletrônicas enviadas pelos órgãos públicos, as chamadas DTE / DEC / CAIXA POSTAL.

Este assunto é de extrema importância, pois os órgãos públicos não enviam mais as Comunicações, Notificações e até mesmo Autos de Infração de forma física (correios ou agentes fiscais), eles têm utilizado as Caixas Postais Eletrônicas, para tanto, mesmo que o contribuinte não tenha acessado, o sistema considera em média de 10 dias do envio, como de ciência AUTOMÁTICA, ou seja, seu prazo correrá mesmo sem saber que ele existe!! (sujeitos as sanções como Autos de Infração e Multas).

A entrega destes documentos digitais ocorre através dos e-mails cadastrados em cada um destes órgãos de forma individual, ou seja, no site federal, estadual, municipal, etc..,

Lembramos que esta mesma atenção incluem as PESSOAS FÍSICAS, pois o tratamento tem sido o mesmo para os CPF´s, além dos CNPJ´s.

 

Abaixo reproduzimos as informações e instruções divulgadas em 2025 para reforçarmos os procedimentos que devem ter a máxima atenção, tanto nos cadastros, como manterem atualizados, além de ACESSAREM PERIODICAMENTE AS CAIXAS POSTAIS.

 

Caixa Postal | DEC | DTE

 

São as ferramentas de comunicação OFICIAL entre os órgãos públicos e os contribuintes, elas são utilizadas para o envio de notificações, citações, informações fiscais, trabalhistas e judiciais.

 

Principais Domicílios Eletrônicos:

  1. Federal: E-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte)

A Receita Federal e a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional enviam notificações, intimações, informações de parcelamentos, informações de declarações, informações de débitos, validade de certidão, etc...

 

  1. Estadual e Municipal: DEC (Domicílio Eletrônico do Contribuinte)               

As Secretarias de Estado da Fazenda e as Prefeituras Municipais enviam notificações, intimações, informações de parcelamentos, informações de declarações, informações de débitos, etc...

 

  1. Trabalhista: DET (Domicílio Eletrônico Trabalhista)

Sistema do Ministério do Trabalho, utilizado para o envio de notificações, autuações, e orientações trabalhistas. Focado no cumprimento das normas de segurança, saúde e direitos trabalhistas.

 

  1. Judicial: DJE (Domicílio Judicial Eletrônico)

Canal de comunicação de processos judiciais cíveis; de execução, ou federal (exceto STF). É utilizado para citações, intimações; comunicação de atos processuais. O cadastro é OBRIGATÓRIO para empresas que possuem processos judiciais.

O DJE tem uma curiosidade, caso a empresa não dê ciência em 03 dias da notificação, a mesma é enviada através de carta registrada com uma justificativa de não confirmação, caso o contribuinte não se justifique, haverá uma multa de até 5% do valor da causa.

 

Estratégia de Gestão das Caixas Postais | DEC’s e DTE’s:

  1. Centralizar todas as notificações em um e-mail exclusivo.
  2. Distribuição automática, redirecionar esse e-mail exclusivo para que controllers, gestores e diretores também os recebam.
  3. Manter sempre os e-mails atualizados juntos as caixas postais, DEC’s e DTE’s
  4. Manter um responsável no acompanhamento e abertura das Caixas Postais.

 

Benefícios de uma boa gestão:

  1. Evitar penalidades e multas.
  2. Agilidade nas decisões, fazer com que as decisões cheguem diretamente aos responsáveis.
  3. Prevenção de prejuízos, reduzir o risco de perdas de prazos judiciais.

 

Alguns pontos importantes:

  1. A empresa deve ficar muito atenta aos e-mails recebidos, pois a contabilidade não tem acesso livre a todas as caixas postais, sendo assim, não podemos nos responsabilizar por notificações não atendidas, prazos perdidos, etc....
  2. O prazo de atendimento às solicitações das caixas postais, passam a ser contados a partir do momento da leitura.
  3. Ficar atento aos prazos de ciência automática, pois cada órgão estabelece seu prazo, (mesmo que não tenha feito o acesso, em média são considerados 10 dias como aceito pelo contribuinte)
  4. As empresas são responsáveis pela manutenção de suas caixas postais, cabendo a contabilidade auxiliá-la e orientá-la quanto as informações recebidas. 
  5. Manter sempre uma pessoa responsável pelo recebimento e acompanhamento dos e-mails informados no cadastro.

 

Dúvidas, estaremos à disposição.

 

 

Quality Assessoria Contábil